Importante VS urgente
- Luis Fernando Aguirre R.
- 30 ago 2022
- 3 Min. de lectura
¿Cuántas veces en nuestra vida nos hemos enfrentado a tener que realizar una actividad bajo presión?
Tal parece que siempre buscamos dejar todo para el final, sin importarnos la posibilidad de cometer errores o descuidos por realizar una labor tardía, la cual pudimos haber realizado con mucha anticipación y dejar de estresarnos por tener demasiadas cosas que resolver.
Sin duda alguna, el tiempo es un factor clave en todo tipo de organizaciones (profesionalmente hablando) y situaciones cotidianas; es un recurso limitado, que no puede recuperarse y por lo tanto es de suma importancia usarlo de manera eficiente y responsable.
Cada vez, resulta de mayor trascendencia una buena administración del tiempo, que permita a las empresas y a sus miembros, no solamente cumplir con sus labores profesionales sino además tener una vida balanceada fuera de los “escritorios”. Una de las herramientas más usadas en la actualidad para lograr este objetivo de administrar el tiempo de forma eficiente es la llamada “Caja o matriz de Eisenhower”.
La Caja o matriz de Eisenhower es una herramienta de trabajo que nos permite organizar nuestras actividades de forma prioritaria, la cual nos ayuda a que podamos establecer cuales de las tareas por realizar deberán considerarse importantes y cuáles de ellas urgentes, de tal manera que esto exige un trabajo consciente y razonado al momento de clasificar estas actividades. Se llama así en alusión al expresidente estadounidense Dwight Eisenhower quien fue reconocido por su alta productividad; fue Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” quien mostró este cuadrante al que denominó como “Matriz de la administración del tiempo”, basándose en la frase tomada de un discurso de Eisenhower en el año 1954, quien citó a un rector de universidad anónimo: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”. Esta matriz se representa en la siguiente forma:
Una de las premisas que enmarcan esta tabla es la de considerar lo establecido en la frase mencionada anteriormente, que lo realmente importante no es urgente y lo urgente nunca es importante. De esta manera podemos ir priorizando nuestras actividades en el cuadrante de acuerdo al orden de importancia que demos a cada una de nuestras tareas. Como podemos ver en el cuadrante de las actividades por “Hacer” anotaremos todas aquellas tareas que consideramos urgentes y a la vez resultan de primordial importancia por lo que dichas actividades no debemos postergarlas sino ejecutarlas a la brevedad. En el cuadrante denominado “Programar” tendremos las actividades que son demasiado importantes y por lo tanto debemos planearlas adecuadamente, al no ser urgentes (por el momento) tendremos el tiempo suficiente para realizarlas de manera cuidadosa y a detalle ya que debido a la importancia que les estamos asignando deberán realizarse de la mejor manera posible. El siguiente cuadrante de las actividades a “Delegar” consideramos aquellas tareas que no son importantes pero que de alguna forma requiere que se realicen pronto, por lo tanto estas labores podríamos delegarlas a otros miembros del equipo para que sean ellos quienes las realicen, tal vez involucremos a los miembros que tienen menor experiencia para que puedan ejecutarlas y cumplir con ellas; finalmente en el cuadrante “Eliminar” debemos colocar las actividades que no son urgentes y además carecen de importancia por lo que no vale la pena gastar tiempo en su ejecución.
Este modelo, tal como lo mencionamos anteriormente, requiere de un trabajo a conciencia acerca de cómo iremos priorizando las labores que tenemos en frente, de tal manera que logremos realmente utilizar nuestro tiempo de forma productiva y en las actividades que realmente generen valor.
Cabe mencionar que el orden en que clasifiquemos las actividades suele ser a menudo muy subjetivo por eso debemos considerar y evaluar adecuadamente todos los aspectos que conllevan el realizar tal o cual actividad, así como las ventajas y desventajas de realizar alguna acción en lugar de la otra.
Hay que recordar que esta es solamente una herramienta para que podamos realizar nuestras actividades y cuidar nuestro tiempo de la mejor forma, existen algunas otras herramientas administrativas que nos ayudan y dan la posibilidad de organizarnos para trabajar de mejor manera y mantener un balance entre nuestra vida laboral y personal, al final eso es lo que realmente importa.
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